Vous avez parfois l’impression de vous disperser au boulot ? Vous aimeriez gagner en productivité ? Voici quelques trucs simples à mettre en place pour y parvenir.
Si vous n’avez que deux bras, pas de panique, on a quelques conseils pour vous.
Les tâches ont beau s’accumuler sur votre “to do list”, vos journées ne font toujours que 24h. Alors pour éviter de se laisser déborder, voici 8 astuces faciles à adopter qui doperont votre efficacité.

1 – Connaissez vos moments de productivité maximale

Il est important de bien connaître votre propre rythme de travail et de le respecter. Le but : mieux planifier les moments où vous sentez le plus efficace pour abattre le travail demandé.
Sans oublier bien sûr d’évaluer  – en étant honnête avec soi-même ! – le temps
passé pour chaque action.

L’ astuce : Pendant une semaine, notez par tranche d’heure, toutes les actions que vous effectuez. Vous analyserez ainsi le temps que vous y consacrez et vous
pourrez également voir à quels moments les programmer pour travailler plus
efficacement.

2 – Faites une liste de vos tâches en hiérarchisant vos priorités

Par où commencer et, surtout, comment travailler quand tout semble “urgent” ? Très rapidement, on risque d’avoir le sentiment de se laisser déborder et, surtout, ne pas pouvoir y arriver.
Pour cela, utilisez la “matrice d’Eisenhower”, un outil d’analyse qui classe les travaux à réaliser d’après leur importance et leur urgence. Prenez une feuille et tracez au milieu un axe vertical et un autre horizontal. Dans la zone A (en haut, à droite), placez les activités importantes et urgentes à réaliser vous-même immédiatement.
Dans la zone B (en haut, à gauche), celles importantes mais peu urgentes. Dans la zone C (en bas, à droite), les urgences peu importantes que vous pouvez déléguer, et dans la zone D (en bas, à gauche), ce qui n’est ni urgent ni important et que vous pouvez reporter.

L’ astuce : Il est important d’échanger avec votre hiérarchie pour fixer une autre date d’échéance ou réfléchir ensemble à une alternative. Cela montre que vous savez vous positionner et que vous ne pouvez pas tout faire vous-même. Montrer ses limites participe à mieux travailler !

3 – Évaluez l’importance des réunions

Posez-vous la question de l’importance de chaque réunion à laquelle vous “devez” assister. Le but est d’anticiper le temps d’intervention que chaque réunion nécessité pour éviter de perdre du temps. Et, parfois, il faut savoir dire non si c’est nécessaire. Pour cela ouvrez le dialogue ! Allez voir votre chef, vos collègues, et questionnez-les : votre présence est-elle indispensable ? Combien de temps votre présence sera-t-elle nécessaire ? Sur quels points précis devrez-vous intervenir ? Qu’en est-il des déplacements ?

4 – Évitez les distractions !

Travailler efficacement veut dire également se couper de toute distraction qui
viendrait perturber votre concentration. Le fait de quitter un travail et d’y revenir ensuite nuit à la productivité. Bon à savoir : après une interruption, on mettrait soixante-quatre secondes pour reprendre le fil de sa pensée. L’astuce : se déconnecter de Facebook et autres réseaux, mettre également votre téléphone en mode “avion. Ce n’est pas incorrect de ne pas prendre un appel. Les répondeurs sont fait pour cela !

L’astuce : consultez votre boîte de réception toutes les heures ou toutes les deux
heures et décidez de deux moments fixes dans la journée pour y répondre.
Généralement en fin de matinée et en fin d’après-midi. Vous pouvez également
télécharger Google Desktop pour pouvoir faire des recherches rapides et efficaces dans vos mails archivés et les retrouver plus-tard.

5 – Isolez-vous…

Indiquez à vos collègues un code qui indiquera à tous que vous avez besoin de ne pas être dérangé. Une lampe allumée ? Un casque sur les oreilles ? A vous de
choisir le “signe” distinctif qui vous permettra de vous isoler plus facilement.

L’astuce : savoir dire non à ses collègues et leur proposer un autre moment pour échanger avec eux.

6 –  Faites des pauses

Au bout de deux heures, le cerveau sature. Il devient alors difficile de réfléchir et de fournir l’effort nécessaire pour continuer car il demande beaucoup trop d’énergie.  Le cerveau a besoin de moment “off” pour se régénérer.  Saviez-vous qu’il pèse 2% du poids du corps mais consomme 20% de l’énergie totale de l’organisme ? Une étude parue en 2018 a révélé que les personnes les plus efficaces étaient celles qui s’accordaient 17 minutes de pause toutes les 52 minutes.

L’astuce : arrêtez-vous dix minutes toutes les deux heures ou cinq minutes toutes les heures. Profitez-en pour vous accorder une “récréation” : boire un café, vous étirer, discuter avec vos collègues,… Rester devant son ordinateur sans bouger n’est pas signe d’efficacité. Il est d’ailleurs conseillé de s’accorder entre 10 et 20 minutes pour bouger/partir se promener à l’heure du déjeuner.